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Quando os dados que você informou num envio não batem com um contato já cadastrado, o Pombo para e pergunta em vez de decidir sozinho. Isso não é um erro, é proteção: a notificação vai para o número ou endereço que você confirmar, e o laudo vai registrar exatamente isso.

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Os três conflitos

O Pombo identifica o contato pelo CPF ou CNPJ. Daí saem três situações: A janela Conflito de Dados mostra lado a lado Contato Existente e Dados Informados, para você comparar antes de escolher.

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O que cada opção faz

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Mesmo documento, telefone diferente

Preste atenção nesta escolha: Usar contato existente envia para o número antigo. Se a pessoa trocou de telefone, é Atualizar contato que você quer, senão a notificação vai para um número que não é mais dela, e o laudo vai comprovar a entrega nesse número.

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Nome diferente

O nome aparece na notificação e no laudo, então use a grafia que você quer ver no documento: em geral, a que consta no CPF ou CNPJ.

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Telefone já usado por outro documento

Esse é o único sem solução na hora: não há correção automática. Para usar aquele telefone com outro documento, ajuste primeiro o contato existente em Contatos.
Por que a trava? Porque um telefone apontando para dois CPFs diferentes tornaria ambíguo quem foi notificado, e essa ambiguidade cairia no laudo, que é um documento de prova. Vale mais interromper o envio do que gerar uma prova confusa.

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No envio em lote é diferente

Numa planilha não há como perguntar linha por linha, então o comportamento é fixo:
Esta é a consequência prática mais importante desta página: num envio em lote, um telefone atualizado na planilha é ignorado. O Pombo envia para o número que já estava salvo no contato.Se você atualizou telefones na planilha esperando que o Pombo os adotasse, corrija os contatos antes de enviar o lote.
A linha que falha por conflito de telefone aparece no relatório do lote com o motivo “Número de telefone já cadastrado com CPF/CNPJ diferente”. Ao cadastrar um contato manualmente, o Pombo simplesmente recusa o duplicado. Nesse caso, procure o contato existente na lista e edite-o, em vez de criar outro.

Ir para Contatos

Encontrar e corrigir o contato antes de reenviar.